Apps que no pueden faltar en la oficina de tu empresa

Contar con las aplicaciones adecuadas en cualquier compañía es esencial para garantizar la productividad. Usar una app inadecuada en determinadas instancias, o no contar con un software que podría ser esencial para agilizar los flujos de trabajo, puede ralentizar de manera muy preocupante cualquier proyecto. Por eso es necesario mantener siempre la vista puesta en posibles aplicaciones que puedan facilitar las cosas al personal.

A continuación tienes una selección de algunas de las mejores apps para el trabajo de oficina, desde aplicaciones de ciberseguridad hasta herramientas básicas de la suite de Office. No todas estas apps son necesarias para todas las oficinas, ¡pero seguramente encontrarás más de una que se ajustará bien a tus flujos de trabajo!

1. Una VPN

Los tiempos en los que podíamos navegar por internet sin proteger nuestras comunicaciones han quedado ya muy atrás, y ahora es casi indispensable que todas las empresas protejan sus comunicaciones con una VPN. El cifrado robusto de estas herramientas permite proteger toda la información que enviamos desde los dispositivos de la oficina, y, lo que aún es más importante, también se puede usar en los dispositivos de los empleados remotos.

Las VPN también se pueden usar, además, como herramientas anti-phishing, porque suelen contar con filtros extensivos para las páginas web maliciosas. De este modo, con una VPN puedes prevenir filtraciones de datos críticos para la compañía, proteger las compras online de tu empresa, y reducir el riesgo de que tus empleados caigan en estafas online.

2. Un conversor de PDF

Gestionar documentos de Word y PDF indistintamente no es una tarea sencilla, y, sin embargo, es más que necesario. A veces necesitamos convertir un Word a PDF para poder presentarlo o imprimirlo sin que su estructura sufra cambios de diseño, y a veces tenemos que convertir un PDF a Word para poder editar su texto de forma más cómoda.

SmallPDF es un conversor de documentos PDF que te permite hacer todo esto y mucho más. Con este software puedes disfrutar de todas las ventajas de los mejores conversores PDF, y, además, tendrás la posibilidad de extraer el texto de un PDF mediante OCR, dividir un PDF en otros más pequeños, comprimir un PDF para enviarlo más fácilmente por correo electrónico, o insertar páginas nuevas en un PDF ya existente.

3. Una herramienta de organización de proyectos

Trello era la herramienta de organización de proyectos más popular hasta hace unos años. Sin embargo, recientemente está siendo desplazada cada vez más por Microsoft Teams, una suite de aplicaciones orientada a las empresas y a organizaciones de todo tipo que no solo incorpora herramientas de flujo de trabajo, sino que además ofrece muchas otras funciones para agilizar la comunicación entre diferentes equipos.

Con Microsoft Teams podrás asignar o reasignar tareas, hacer videollamadas o videoconferencias, comunicarte a través de chats, programar reuniones, compartir archivos, automatizar procesos ¡y muchísimo más! Además, con Microsoft Teams podrás aprovechar los servidores de Microsoft para acelerar todavía más todos estos procesos, haciendo que esta herramienta sea una de las más populares a nivel global.

4. Una app para la facturación

Encontrar con la app de facturación adecuada puede ser bastante difícil para una empresa, sobre todo porque los requerimientos de la Agencia Tributaria cambian continuamente y se hacen difíciles de seguir. Normalmente, los mejores softwares de facturación están desarrollados por empresas estadounidenses o asiáticas, pero, si quieres estar al día de los cambios legales en España, quizá te convenga un software nacional.

Contar con una app de facturación adecuada te servirá para agilizar todos los procesos contables de tu empresa, y, sobre todo, para minimizar errores que podrían costarte muy caro si recibes una inspección de Hacienda. Además, si tienes varias oficinas dispersas, es importante que optes por una solución que te permita unificar toda la facturación desde una sola app, preferiblemente con un sistema de sincronización en la nube.

5. Herramientas de automatización

Aplicaciones como Zapier o ITTT te servirán para automatizar una gran cantidad de procesos que de otro modo tendrías que gestionar de forma manual. Mientras que ITTT se utiliza predominantemente para conectar diferentes redes sociales entre sí, Zapier está diseñada para gestionar miles de apps diferentes, y tiene un alcance mucho mayor.

Con Zapier podrás crear chatbots personalizados, incorporar la IA en tus aplicaciones, crear flujos de trabajo únicos para tu empresa, y mucho más. Puedes usar Zapier en plataformas como Dropbox, Hopper, Getaround, Shopify, Asana y muchas otras. ¡Además, el servicio de asistencia de Zapier se asegura de ofrecerte la mejor ayuda para que puedas optimizar tus procesos de forma rápida y sencilla!