¿Es obligatoria la destrucción confidencial de documentos?

Todas las empresas tienen que deshacerse de forma segura de todos aquellos documentos que contengan información sensible de terceros, ya que, de lo contrario, pueden enfrentarse a sanciones de hasta 600 000 euros. Es por ello que es tan importante realizar una destruccion confidencial de documentos efectiva.

La destrucción de documentos casera puede no ser suficiente para destruir la información confidencial por completo. Lo más recomendable es contar con una empresa profesional que se encargue de la gestión de residuos tanto de papel como de equipos informáticos, de forma segura.

¿Qué dice la ley sobre la destrucción confidencial de documentos?

Según la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) que entró en vigor en 2018, deben destruirse todos los documentos que contengan datos personales para evitar el acceso a los mismos. En función del nivel de seguridad requerido, se necesitará realizar un tipo de destrucción u otra, por ejemplo, en el caso de la documentación que pueda afectar al país o a la empresa, es necesario un nivel de destrucción muy alto, es decir, reducirlo a tamaños mínimos. 

Hay que tener en cuenta que muchas empresas almacenan documentación durante años o tienen en su poder datos personales de los que se desconoce su procedencia. Esto es un riesgo muy grande, ya que se está violando la LOPD y, por tanto, la empresa podría tener que enfrentarse a una grave sanción del 4% de su facturación.

Es necesario advertir de que no cualquier eliminación de documentos es válida. Siempre es recomendable recurrir a empresas que cumplan con los estándares de la norma UNE-EN 15713: Destrucción segura del material.

¿Qué tipo de documentos tiene que destruir una empresa?

A rasgos generales, debe ser destruida toda aquella información que se considere dato personal, es decir, “cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas físicas identificadas o identificables”, tal y como figura en la LOPD. Por su definición, datos personales son tanto nombres como teléfonos, datos bancarios, vídeos obtenidos por cámaras de seguridad, etc. Es por ello, que es necesario realizar una destrucción tanto física como digital del siguiente tipo de documentación:

Datos gráficos Direcciones Historiales clínicos Nóminas Expedientes laborales Registros médicos de empleados Presupuestos y facturas Balances y datos contables Información sobre proveedores Listados de clientes Instancias Registros corporativos Cartas a clientes y proveedores Listados médicos. Recibos y correspondencia bancaria Justificantes bancarios Documentación tributaria Contratos Correspondencia Estudios de mercado Publicidad Curriculums Copias de DNI, CIF, etc.

Cuando se habla de “destrucción digital” se hace referencia, no solo al borrado, sino también a la eliminación de productos informáticos como discos duros, DVD Y disquetes. Desecharlo al contenedor no solo es poco seguro, sino que además es ilegal.

Hoy en día, tienes a tu disposición empresas como abdc, que se dedican a la destrucción confidencial de documentos y gestión de residuos de forma profesional, con contrato de por medio y certificaciones legales que, además, pueden ofrecerte sus servicios de forma periódica, para así evitar acumulaciones innecesarias, ahorrándote tiempo y dinero.