24 noviembre 2023
La administración de las empresas requiere de una organización eficaz para mejorar para el correcto desarrollo de su actividad. Esto es especialmente cierto en el caso de empresas con más de 50 empleados, en las que los calendarios de turnos son una herramienta fundamental para gestionar las tareas de sus distintos sectores.
¿Qué es un calendario de turnos de trabajo?
Dentro de la administración de empresas, la correcta planificación y ejecución de las tareas puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Incluso para las pequeñas y medianas empresas, una organización deficiente puede afectar directamente al rendimiento y las posibilidades de crecimiento.
En el caso de empresas de más de 50 empleados, la planificación se vuelve todavía más importante. Por eso, es relevante emplear un calendario de turnos. Se trata de un registro actualizado de las jornadas de empleados, y la mejor forma de implementarlo es mediante el software para crear calendarios de turnos.
Se trata de un programa de trabajo que contiene toda la información digitalizada de los horarios y jornadas laborales, los puestos y las personas encargadas de cada tarea, el lugar en el que trabajan y muchos otros datos referidos a su actividad laboral en general. La información a incluir dependerá del tipo de actividad y el tamaño de la empresa.
A continuación, exploramos algunas de las principales funciones de un calendario de turnos y cómo realizarlas.
Distribuir la carga de trabajo
La primera tarea es conocer la carga de trabajo a nivel global en un determinado periodo. Por lo tanto, se puede determinar:
Implementar categorías de turnos
Las categorías de turnos son formas de registrar la modalidad del turno a cubrir. Los turnos fijos son los más comunes, y se asignan en función de una grilla de trabajo invariable en el que se repiten las jornadas. Sin embargo, también puede haber turnos rotativos, mixtos o libres si se trata de una actividad que requiere de mayor flexibilidad.
Configurar el calendario de turnos
Asumiendo que estamos usando un software de calendario, conviene definir los criterios laborales para asegurarnos de cumplir con la normativa vigente en materia de máxima carga horaria, días libres y descanso. De esta manera, optimizamos el funcionamiento y evitamos el error humano.
Seleccionar a los empleados
Ahora que todas las variables están en su lugar, debemos comenzar a llenar casilleros. Tenemos que elegir a los empleados que se ocuparán cada puesto y turno en función de su capacidad y experiencia, pero también en función de su compatibilidad con otros empleados y la responsabilidad del puesto.
Determinar la disponibilidad horaria
Una vez seleccionados los candidatos para cada jornada, debemos estudiar su disponibilidad horaria para anticipar la posibilidad de cubrir los picos de producción por temporadas o los días libres. El software de calendario de turnos es muy útil en este sentido, puesto que permite mantener un registro actualizado en función del puesto, la ubicación o cualquiera de los criterios configurados.
Comunicar la conformación del calendario
Para resultar eficaz, la conformación del calendario debe comunicarse a los empleados para que todos estén al tanto de las jornadas que les corresponde cubrir. Los programas de software son prácticamente obligatorios en este sentido, ya que permiten enviar notificaciones automáticas a los empleados.
